Veel professionals en managers zien schrijven (soms onbewust) als een belangrijk onderdeel van hun werk: Beleidstukken, handboeken, formulieren, analyses en projectplannen.
In de praktijk wordt na het schrijven van deze documenten (na goedkeuring) niet veel meer gedaan. Medewerkers en leidinggevenden houden namelijk niet van lezen. Zij hoeven geen kwaliteitshandboek, communicatiekit, of personeelsgids om hun werk te doen.
Nu weten we vaak wel dat het document niet nodig is, maar de vraag is wat dan? Wat moet je zeggen tegen de directeur als hij je de opdracht geeft om met een plan te komen de kwaliteit, flexibiliteit of motivatie te verbeteren. Het valt als professional niet mee om een maand later met een half A4-tje naar de directie terug te gaan. Een dik rapport onder je arm geeft toch net wat meer vertrouwen.
Zelf ervaar ik deze onzekerheid ook nog wekelijks. Steeds als ik een presentatie moet geven of mijn verhaal moet toelichten vraag ik me af of ik wel voldoende sheets heb gemaakt. Dit terwijl ik meer dan 100 presentaties per jaar geef.
Net als veel professionals heb ook ik de neiging om toe te willen lichten waarom mijn beweringen kloppen. Zelf heb ik deze blog drie keer herschreven, omdat ik ook de neiging heb om steeds de reden toe te lichten.
Maar de kern is: Vraag niet waarom het werkt, maar maak er gebruik van!
Dwing jezelf om nooit meer dan 1 uur per dag achter de computer te gaan zitten schrijven en ervaar de volgende 7 voordelen zelf
7 voordelen voor professionals van de 1-uur regel
- Korte en bondige teksten die alleen de essentie van hun professie beschrijft. Je wordt gedwongen beter na te denken over de impact die je met je werk wilt bereiken. Je hebt geen tijd voor een uitgebreide onderbouwing.
- Taal wordt krachtiger. De 7 uur die je overhoud kun je gebruiken om met de mensen in de organisatie in gesprek te gaan. Je wordt hierdoor gedwongen je taal aan te passen aan de taal van de organisatie. Je kunt in Frankrijk ook niet volhouden om Nederlands te blijven praten.
- Relaties worden beter. Als je meer met elkaar omgaat, ga je elkaar beter kennen. Het wordt daarmee makkelijker om kennis met elkaar af te gaan stemmen. Je staat er vaak verstelt van, wat anderen al weten van je vakgebied, zonder dat je het beide bewust was.
- Ideeën ontstaan op het snijvlak van disciplines. Een gouden regel in creativiteit programma’s is dat juist op onverwachte plekken en momenten de beste ideeën ontstaan. Goede ideeën worden vaak niet bedacht, maar ontstaan op aha-momenten.
- Minder tijd aan controle leidt direct tot meer eigenaarschap gevoel. Als je iemand controleert, geef je onbewust het signaal af dat je hem niet helemaal vertrouwt.
Natuurlijk is dat niet de bedoeling, maar waarom zou je controleren als het altijd goed gaat? Niet het controleren is het probleem, maar het verplaatsen van de verantwoordelijkheid. Als eigenaarschap bij de leverancier blijft, dan zal de acceptatiegraad om te verbeteren groter zijn. En de organisatie beter maken is uiteindelijk het doel - Samenwerking versterkt. Meer contact geeft ook een gevoel van saamhorigheid. Als je met elkaar in gesprek gaat ontstaat er vertrouwen. Vanuit aandacht en waardering ontstaat een sfeer waarin je met elkaar aan de slag gaat voor het bereiken van een topresultaat.
- Plezier gaat omhoog. Dit is voor jezelf misschien nog wel het belangrijkste argument. Het is leuk om met elkaar aan de slag te zijn. Er is geen strijd meer om meer aandacht, maar een intrinsieke motivatie om met elkaar het verschil te maken richting de klant. Van strijd tegen elkaar, naar strijd met elkaar
Probeer het, ervaar het, doe het. Stop met schrijven en vertellen. Heb vertrouwen in de ander. Als ze meer willen weten dan kunnen ze hier altijd om vragen. Maar is het niet veel fijner om erop te vertrouwen. Dat is immers de reden waarom ze je hebben ingehuurd.
Laat de inhoud los, geef een visie, vertrouwen en inzicht terug. Dat doe je niet door te vertellen, maar door samen te werken aan jullie eigen unieke verhaal.
Durf jij het aan om te stoppen met schrijven? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen
Met vriendelijke groet,
Bart Bastianen
